Hvad er et arkiv? Definition, arkivalier, typer og arkivar

Lær definitionen af arkiv, hvilke arkivalier og arkivtyper der findes, og hvad en arkivar gør — guide til bevaring, opbevaring og adgang til unikke optegnelser.

Et arkiv er en samling af arkivalier. Udtrykket bruges også om det sted, hvor disse arkivalier opbevares. Arkiver består af optegnelser, der er blevet oprettet i løbet af et individs eller en organisations liv. Generelt består et arkiv af dokumenter, der er udvalgt med henblik på permanent eller langsigtet opbevaring. Optegnelser, som kan være på alle medier, er normalt ikke udgivet i modsætning til bøger og andre publikationer. Arkiver kan også oprettes af store organisationer som f.eks. virksomheder og regeringer. Arkiver adskiller sig fra biblioteker, idet arkiver opbevarer unikke optegnelser. Arkiver kan beskrives som værende informations-"biprodukter" af aktiviteter, mens biblioteker opbevarer specifikt udarbejdede informations-"produkter". Ordet "arkiv" er den korrekte terminologi, mens "arkiv" som navneord eller verbum er relateret til datalogi.

En person, der arbejder i arkiver, kaldes en arkivar. Studiet og praksis med at organisere, bevare og give adgang til information og materialer i arkiver kaldes arkivvidenskab.

Hvad er arkivalier?

Arkivalier er de enkelte optegnelser eller enheder i et arkiv. Det kan være:

• papirdokumenter (breve, protokoller, mødereferater),
• fotos og negativer,
• tegninger og kort,
• lyd- og filminspelninger,
• digitale filer og databaser,
• artefakter og objekter i nogle specialarkiver.

Arkivalier knytter sig til en bestemt skaber (person, institution eller afdeling) og bevares ofte, fordi de har juridisk, administrativ, kulturhistorisk eller forskningsmæssig værdi. Arkivalier ledsages typisk af metadata (beskrivelser) der gør materialet søgbart og forståeligt for fremtidige brugere.

Typer af arkiver

Der findes flere typer arkiver, både efter ejerform og indhold:

• Offentlige arkiver: kommunale, regionale og nationale arkiver (f.eks. statsarkiver), som bevarer myndighedsdokumenter og officielle optegnelser.
• Virksomhedsarkiver: arkiver fra private virksomheder og organisationer, der dokumenterer drift, beslutninger og udvikling.
• Privatarkiver: personlige papirer og familiedokumenter fra enkeltpersoner eller slægter.
• Kirkelige arkiver: kirkebøger, præstejournaler og andre religiøse optegnelser.
• Specialarkiver og museumsarkiver: f.eks. biblioteksarkiver, billedarkiver, film- og lydarkiver eller branchearkiver.
• Digitale arkiver: arkiver der primært indeholder elektroniske dokumenter og data, ofte kombineret med digital bevaringsteknologi.

Principper for ordning og bevaring

Arkivarbejde bygger på nogle grundlæggende principper:

• Proveniensprincippet: materialer bevares og beskrives ud fra deres oprindelige skaber (f.eks. en afdeling eller person) for at bevare konteksten.
• Originalordenen: arkivalier bør beholdes i den rækkefølge, de havde i skaberens regi, når denne orden kan bidrage til forståelsen af materialet.
• Udvælgelse og kassation: ikke alt opbevares for evigt; arkiver har bevaringspolitik for, hvilke dokumenter der bevares permanent, midlertidigt eller kasseres.
• Bevaring: fysisk og digital konservatorisk indsats for at sikre langtidsholdbarhed (klimakontrol, digital migration, formatbevaring).

Adgang, rettigheder og fortrolighed

Et arkiv skal både bevare materiale og give adgang til det, men adgangen kan være begrænset af:

• persondatalovgivning og fortrolighed (fx sagsoplysninger om enkeltpersoner),
• ophavsret og andre immaterielle rettigheder,
• embargoer eller særlige lukninger (fx militære eller følsomme dokumenter),
• praktiske hensyn (skånsom adgang ved skrøbelige originale genstande).

Mange arkiver tilbyder læsesale, bestillingssystemer og i stigende grad digitale adgangsløsninger, hvor dele af arkivet er søgbart og tilgængeligt online.

Digitalisering og moderne udfordringer

Digitalisering åbner store muligheder for adgang og bevaring, men skaber også nye udfordringer:

• bevaring af digitale formater kræver løbende migration eller emulering,
• store datamængder stiller krav til lagring og metadata,
• digital autenticitet og integritet skal sikres (at dokumenter ikke er ændret),
• ressource- og kompetencebehov til it-drift og langtidsbevaring.

Arkivarens rolle

Arkivarer har en bred opgaveportefølje, som typisk omfatter:

• modtagelse og ordning af nye arkivalier,
• beskrivelse og katalogisering (skabelse af fonds-, serie- og sagsbeskrivelser),
• bevaringsarbejde og vurdering af fysisk og digital tilstand,
• vejledning af brugere i læsesale og ved forespørgsler,
• udarbejdelse af udlåns- og adgangsregler,
• formidling, udstillinger og digital offentliggørelse.

Arkivarer arbejder ofte tæt sammen med konservatorer, it-specialister og juridiske rådgivere for at sikre både tilgængelighed og lovlighed i håndteringen af arkiverne.

Arkivvidenskab

Arkivvidenskab er det faglige felt, der undersøger teorier, metoder og teknikker for arkivdannelse, ordning, beskrivelse, bevaring og formidling. Feltet spænder fra historiske og juridiske aspekter til digitale teknologier, metadata-standarder og bevaringsstrategier.

Hvorfor bevare arkiver?

Arkiver bevares fordi de:

• dokumenterer handlinger og beslutninger (vigtigt for retssikkerhed og administration),
• er kilde til forskning i historie, samfundsforhold, kultur og genealogiske studier,
• bidrager til kollektiv hukommelse og samfundets selvforståelse.

Samlet set er arkiver både praktiske og kulturelle institutioner: de sikrer, at vigtige spor efter mennesker, institutioner og begivenheder bevares ordentligt, beskyttes og kan genfindes og bruges af kommende generationer.

Spørgsmål og svar

Spørgsmål: Hvad er et arkiv?

Q: Hvad er forskellen mellem et arkiv og et bibliotek?

Spørgsmål: Hvad er en arkivars funktion?

Spørgsmål: Hvad er arkivets kilder?

Spørgsmål: Hvad er den korrekte terminologi for en samling af arkivalier?

Spørgsmål: Hvad er arkivvidenskab?

Spørgsmål: Er arkivalier i arkiver altid offentliggjort?

Søg efter bogstav